Klinikat janë një problem i fshehtë, por i ndërlikuar, i menaxhimit të personelit.
Keni staf me orar të plotë, staf me orar të pjesshëm dhe disa persona që vijnë vetëm dy ditë në javë. Keni festa zyrtare që ndonjëherë bien në fundjavë. Keni leje mjekësore që ligjërisht kërkojnë dokumentacion. Keni një politikë pushimesh me rregulla bartjeje që askush nuk i mban mend plotësisht. Dhe keni menaxherë klinike që, nga formimi, nuk janë inxhinierë sistemesh të burimeve njerëzore, por po përpiqen të mbajnë në punë tri dhoma vizitash.
Kjo është historia e një ekipi të tillë.
Pikënisja
Tri vendndodhje, gjithsej 35 punonjës. Një përzierje mjekësh, infermierësh dhe recepsionistësh. Çdo vendndodhje kishte ritmin e vet joformal të planifikimit, zakonisht një tabelë të printuar që kryerecepsionistja e përditësonte çdo javë me një marker.
Lejet mjekësore funksiononin kështu:
- Punonjësi telefonon ose shkruan në mëngjes
- Menaxheri vrapon për të gjetur një zëvendësues
- Vërtetimi mjekësor në letër mbërrin brenda tri ditësh
- Vërtetimi përfundon në një dosje brenda një kabineti arkivimi
- Në fund të vitit: BNJ-ja zbulon se 30% e vërtetimeve mjekësore kanë humbur
Bilancet e pushimeve funksiononin kështu:
- Kuotat vjetore "diheshin", por nuk regjistroheshin askund në mënyrë qendrore
- Bartja nga viti i kaluar bazohej në kujtesë
- Dy punonjës kërkonin të njëjtën javë pushim dhe vetëm njërit i miratohej, zakonisht atij që pyeste i pari ose kishte karakterin më të fortë
- Barazimi i fundvitit zgjaste ditë të tëra
Funksiononte. Mezi.
Çfarë ndryshoi në javën e parë
Nuk u përpoqëm të migronim gjithçka njëherësh. E para gjë që bëmë ishte të kalonim kërkesat për leje në aplikacion, dhe vetëm kërkesat për leje.
Ai ndryshim i vetëm bëri më shumë sesa prisnim:
- Fotot e vërtetimeve mjekësore u bënë bashkëngjitje në vend të letrës
- Miratimet drejtoheshin te menaxheri i duhur sipas degës
- Bilancet e pushimeve u bënë të dukshme, për vetë punonjësin, në kohë reale
- Problemi "dy persona që kërkojnë të njëjtën javë" u zhduk, sepse që të dy mund të shihnin kalendarin e ekipit
Tri javë më vonë, menaxherët e klinikës raportuan se bisedat lidhur me lejet ishin ulur me afërsisht 70%. Jo sepse njerëzit po merrnin më pak leje, por sepse sistemi i lejeve tashmë u jepte përgjigje pyetjeve që dikur duheshin bërë.
Çfarë ndryshoi në javën e dytë
Sapo lejet u konsoliduan, shtuam pjesën tjetër shtresë pas shtrese:
Planifikimi i turneve u largua nga tabela e printuar. Çdo degë ndërtoi shabllone turnesh (p.sh., "Klinika e së martës: 2 mjekë, 3 infermierë, 1 recepsionist, 09:00–18:00") dhe i vendosi njerëzit brenda tyre.
Regjistrimi i hyrjes kaloi në aplikacionin celular. Nuk e detyruam GPS-në, sepse stafi mbërrin dhe regjistrohet te recepsioni gjithsesi, dhe shtimi i një kontrolli vendndodhjeje do të dukej si mbikëqyrje. (Flasim më gjerësisht për kur ndihmon GPS-ja dhe kur dëmton diku tjetër.)
Kërkesat për pushim nuk drejtoheshin më përmes emailit. Përgjegjësit e grupit i shohin lejet në pritje të ekipit të tyre në një listë, i miratojnë me një klikim dhe planifikimi e pasqyron ndryshimin automatikisht.
Çfarë ndryshoi deri në javën e tretë
Gjëja që nuk e parashikuam ishte pastrimi i listës së pagave.
Sapo të dhënat e lejeve filluan të jetonin në të njëjtin sistem me gjurmimin e orarit, lista e pagave nuk ishte më një ushtrim barazimi. Ditët e sëmundjes zbriteshin automatikisht (sipas rregullave vendore, me pagesë të pjesshme për disa kategori). Ditët e pushimit paguheshin normalisht dhe nuk kërkonin një llogaritje më vete. Kontabilistja e vuri re e para.
| Treguesi | Më parë | Pas 3 javësh | |---|---|---| | Telefonata për leje mjekësore/javë | ~12 | ~3 | | Konflikte pushimesh/muaj | 2–4 | 0 | | Vërtetime mjekësore në letër të arkivuara saktë | ~70% | 100% (gjithçka dixhitale) | | Koha e barazimit të fundvitit | 2–3 ditë | 2 orë |
Çfarë do t'u thoshim klinikave të tjera
Tri gjëra bënë ndryshimin:
1. Mos u përpiqni të migroni gjithçka njëherësh. Së pari lejet, pastaj planifikimi, pastaj lista e pagave. Secili hap fiton besim dhe vrull për hapin tjetër.
2. Kujdes me GPS-në. Është një veçori e fuqishme në disa kontekste (skuadra në terren me shumë vendndodhje, siguria) dhe një shkatërruese besimi në të tjera (ekipe me një vendndodhje të vetme që regjistrohen tashmë te recepsioni). Konfiguroni atë për çdo degë.
3. Bilancet e pushimeve janë çështje besimi, jo çështje matematike. Pjesa e vështirë nuk është llogaritja e bilancit, por sigurimi që stafi mund ta shohë vetë, në kohë reale, pa pyetur. Aty grumbullohej pjesa më e madhe e frustrimit.
Nëse drejtoni një grup klinikash me fletëllogaritëse dhe tabela të printuara, nuk ju duhet një sistem BNJ i nivelit korporativ për ta zgjidhur këtë. Ju duhet diçka më e thjeshtë, me elementët e duhur. Provoni Tickora-n falas për ekipe deri në 5 persona, ose rezervoni një demo dhe do të kalojmë së bashku javën tuaj aktuale.